La solution de Gestion Electronique de Documents (GED) de NOVAXEL équipe depuis plusieurs mois Lesite.tv, qui propose un catalogue de vidéos pédagogiques aux professeurs et aux établissements scolaires. Basée à l’origine sur le document papier, la gestion des commandes de vidéos par les abonnés est passée grâce à NOVAXEL, au document numérisé, entraînant de substantiels gains de temps, de réactivité et de fluidité.


www.lesite.tv

Lesite.tv est un GIE dépendant de France 5 au sein de France Télévisions. Sa mission est de proposer un catalogue de vidéos éducatives aux enseignants (professeurs des écoles, d histoire-géographie, de Sciences de la Vie et de la Terre), élèves et établissements scolaires. Les vidéos sont classées en fonction des points clés des programmes scolaires et avec elles sont fournis des livrets pédagogiques servant de guide en classe. Le catalogue de Lesite.tv rassemble au total 2700 vidéos.



Gérer un flux de milliers de formulaires

Les formulaires de demande de vidéos arrivent en provenance des 6500 établissements scolaires. Précédemment, ils étaient placés dans des classeurs sur des étagères. Chaque établissement recevait un identifiant unique, et trois classeurs. Chacun d’eux était réparti en fonction de la région, et recevait les documents correspondant aux échanges avec Lesite.tv : le premier pour les factures, le deuxième pour les abonnements et le troisième pour les courriers divers. Cette organisation, classique et logique, générait une lourde consommation de temps en accès aux informations, en traitement ou en suivi des demandes des abonnés. Il devait être possible d’utiliser la technologie pour devenir plus performant. Un Appel d Offres est donc lancé en novembre 2009. « Parmi les offres reçues, celle de Novaxel a émergé du lot comme la plus simple, la plus conviviale, la plus ergonomique, à performances et prix par ailleurs estimés équivalents, » explique Michael Balensi, responsable du suivi clients. « Et d ailleurs nous avons par la suite constaté que la mise en œuvre du logiciel Novaxel s effectuait sur le terrain quasiment sans formation. »

Intégration avec la Gestion Commerciale SAGE 100

Des gains de temps et de réactivité très significatifs sont apportés au niveau de la consultation des documents et de la relation commerciale, mais en plus, NOVAXEL en classant automatiquement toutes les éditions en provenance de Sage 100, génère ainsi des gains de productivité importants. « Cette interface entre nos solutions est le fruit d’un partenariat réussi avec SAGE, et d’une volonté commune d’apporter des solutions intégrées et de qualité à nos clients, » souligne Martine Joulia-Cubizolles, DG de NOVAXEL.

Ainsi les factures sont crées dans la Gestion Commerciale Sage 100, puis classées automatiquement et expédiées au client par mail grâce au logiciel de GED NOVAXEL « Les écoles pour la plupart ne sont pas encore équipées pour recevoir par mail des factures en format PDF, mais d’autres établissements, comme les collectivités locales, les lycées et les collèges le peuvent, » indique Hervé Gérard, directeur administratif et financier. « Nous n imprimons presque plus rien, ce qui est bon pour l environnement et pour le porte-monnaie. Au lieu d aller physiquement à la recherche de documents épars, désormais nous accédons en quelques secondes à l ensemble des documents relatifs à un client donné : formulaire d abonnement, confirmation de commandes, devis, factures éditées par Sage 100, courriers, tout cela à partir d un seul identifiant, grâce à notre GED NOVAXEL. »

La Gestion Electronique de Documents (GED)

La GED d’organisation de NOVAXEL prend en charge la gestion complète des dossiers d’une entreprise, d’un service, d’une agence, d’un cabinet, d’une Collectivité Locale sous forme numérique (dématérialisation). Les documents numérisés, les e-mail, les documents bureautiques et ceux en provenance d’un logiciel de comptabilité ou de gestion commerciale sont classés dans une base structurée préalablement définie en suivant l’analogie familière Armoire-Rayon-Classeur-Dossier, qui offre à l’utilisateur une approche intuitive et globale se traduisant par des gains et une amélioration du travail collaboratif.


Marc Jacob