Everial, expert en gestion de flux documentaires, a été choisi par Merial, un leader mondial en santé animale, pour assurer la dématérialisation d’un fonds documentaire équivalant à 200 mètres linéaires d’archives. Réalisé en moins de six semaines, le projet a permis de numériser l’intégralité des documents au format PDF/A, garantissant ainsi la sécurisation et l’optimisation de leur conservation et de leur consultation.

Merial a souhaité mettre en place un système de numérisation d’une partie de son fonds documentaire, pour garantir la sécurité de ses documents, améliorer leur qualité de conservation et faciliter leur consultation (mise en place d’un système de consultation électronique depuis les postes de travail, suppression des déplacements, gain de temps…).

Merial a confié ce projet à Everial qui a su faire preuve de :

- Sa réactivité et sa capacité de numérisation : Merial souhaitait s’appuyer sur un prestataire capable de répondre à ses exigences en termes de rapidité de traitement et de volume.

- Sa proximité et la globalité de ses services : Merial a opté pour une société présente sur la région lyonnaise, proche de ses bureaux, et capable de prendre en charge l’intégralité des étapes du projet.

- Son expertise du document et de sa gestion pour une préparation et un traitement de qualité optimale.

- Sa certification ISO 9001 (version 2008) et le respect des recommandations de la norme NF Z 42-013 sur l’ensemble de son périmètre d’intervention.

Afin de maintenir la possibilité de consultation quasi permanente des documents pendant le projet, ceux-ci ont été répartis en lots, traités successivement pendant 4 semaines.

En moins de six semaines, Everial a ainsi assuré l’ensemble du processus de dématérialisation du fonds documentaire, selon les étapes sécurisées suivantes :

- Enlèvement des documents et inventaire du fonds chez Merial.

- Transport et réception des documents dans le centre de numérisation d’Everial de Rillieux La Pape (Rhône).

- Préparation des documents (sortie des classeurs, repérage des chapitres…).

- Numérisation des documents sur 4 scanners haute volumétrie.

- Indexation des documents en lien avec le numéro de dossier et le chapitre pour générer les fichiers PDF/A.

- Remise en forme à l’identique des documents papier.

- Reconditionnement des documents.

- Transport et restitution des documents.

- Mise à disposition des utilisateurs finaux des documents numériques sur un portail documentaire.

Aujourd’hui, l’intégralité du fonds documentaire est disponible et mis en ligne au format PDF/A. La moitié des documents peut également être consultée en recherche plein texte suite à un traitement OCR. Les utilisateurs habilités peuvent ainsi accéder :

- au fonds documentaire dématérialisé à partir de leur poste informatique via un identifiant et un mot de passe,

- au fonds documentaire physique qui est conservé dans un local sécurisé, placé sous la responsabilité d’une personne qui gère les entrées et sorties de documents, leurs consultations…

L’expertise et l’investissement d’Everial, à nos côtés, nous ont permis de dématérialiser la majeure partie de notre fonds documentaire, dans le respect des contraintes qui étaient les nôtres en termes de sécurité, de qualité et de technologie. Le projet a été conduit, conformément à nos attentes. Il n’y a eu aucun impact sur notre activité » explique Mme Gambin, Responsable de la gestion des infrastructures au sein des Affaires Réglementaires de Merial.


Marc Jacob